Behandling av personuppgifter

Information om behandling av personuppgifter på IT-vård och omsorg

Dataskyddsförordningen (även kallad GDPR) reglerar hur dina personuppgifter får hanteras. Förordningen är till för att förhindra att din personliga integritet kränks genom felaktig behandlingen av personuppgifter. Dina personuppgifter får bara behandlas om de uppfyller de principer och krav som finns i dataskyddsförordningen. Mer information om hur Borås Stad hanterar personuppgifter, kontaktuppgifter och information om dina rättigheter finns på boras.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Nedan framgår hur IT- vård och omsorg (”vi”) hanterar dina personuppgifter (”din data”) som anställd i Borås Stad.

Insamling av personuppgifter

Vi samlar in och behandlar data som:

• Du själv lämnar till oss på IT- vård och omsorg samt när du kommunicerar med oss, till exempel vid supportärenden.
• Skapas när vi handhar och behandlar dina ärenden/uppdrag hos IT- vård och omsorg, till exempel upplägg av användarkonton och support.
• När du använder våra tjänster till exempel IT-system eller prenumererar på nyhetsbrev.
• Vi hämtar från andra källor, till exempel Skatteverket och Heroma (HR-system).

Användning av personuppgifter och lagligt stöd för hanteringen

Hantera användaradministration
Vi hanterar din data för att kunna administrera dig som användare och styra behörigheter i IT-system. Det kan exempelvis vara upplägg av användarkonto.
Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning (så att personal kan utföra arbete inom Borås Stad)

Underhålla användarregister
Vi behöver behandla data för att ta bort inaktuella användare och ha uppsikt på vilka användare som har åtkomst till IT-systemen.
Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning (för att rätt personer ska kunna utföra arbete inom Borås Stad)

Hantera anmälningar till möten, utbildningar, resor och aktiviteter
Vi hanterar personuppgifter för att veta vilka som ska närvara vid olika aktiviteter, till exempel utbildningar.
Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning (för att kunna bedriva kommunal verksamhet)

Hantera digitala beställningar
Vi behöver hantera data för att användare ska kunna skicka beställningar till IT- vård och omsorg till exempel via formulär på Intranätet.
Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning (så att personal kan utföra arbete inom Borås Stad)

Hantera kontaktlistor
Vi kan behöva hantera kontaktlistor i syfte att kunna upprätthålla kontakten.
Rättslig grund: Intresseavvägning

Logga – Användare
Din data kan behandlas då loggning sker i IT-systemet. Vi har en rättslig skyldighet att följa upp vem som gör vad i exempelvis IT-systemet Viva, vilket innebär att dina uppgifter kan komma att behandlas vid loggning.
Rättslig grund: Rättslig förpliktelse

Logga – Händelse
Din data kan behandlas i syfte att kunna följa upp systemhändelser så som när vi tar ut loggar på om en dörr har låsts upp eller om en RFID-etikett använts.
Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning (så att personal kan utföra arbete inom Borås Stad)

Logga – Integration
Din data kan behandlas i integrationsloggar för att säkerställa att korrekt information skickas mellan två olika IT-system.
Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning (så att personal kan utföra arbete inom Borås Stad)

Hantera lokalbokningar
Din data kan behandlas vid bokning av våra utbildningslokaler eller konferensrum.
Rättslig grund: Intresseavvägning

Publicera nyhetsbrev
Vid prenumeration av nyhetsbrev från IT- vård och omsorg hanterar vi din data för att kunna nå ut med information.
Rättslig grund: Samtycke

Genomföra registervård
Din data kan hanteras vid registervård av IT-system i syfte att ha aktuell data i systemen.
Rättslig grund: Rättslig förpliktelse

Ta fram statistik från IT-system
Din data kan behandlas vid statistikbearbetning i syfte att möjliggöra verksamhetsuppföljning.
Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning (så att verksamhet kan bedrivas i Borås Stad)

Ge support
Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att ge support och hjälpa dig som användare i systemen.
Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning (så att personal kan utföra arbete inom Borås Stad)

Underhålla IT-system
Vi kan behandla din data vid underhåll och då inställningar görs i IT-systemen.
Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning (så att verksamhet kan bedrivas och personal kan utföra arbete inom Borås Stad)

Begära support från leverantör
Din data kan behandlas av leverantörer till våra IT-system i syfte att får hjälp att lösa problem kring IT-system.
Rättslig grund: Uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning (så att personal kan utföra arbete inom Borås Stad)

Kategorier av personuppgifter som samlas in
IT- vård och omsorg förvaltar många (16 st) IT-system. Nedan beskrivs de kategorier av personuppgifter som kan behandlas och exempel på vad det är för personuppgifter.